Media relations praktycznie – jak napisać informację prasową?

Media relations praktycznie – jak napisać informację prasową?

Komunikując startupy w branży technologicznej warto w swoich działaniach postawić na dłuższe treści, na przykład takie jak informacja prasowa. Artykuł czy tradycyjny komunikat prasowy, wykorzystane w odpowiednim momencie, są w stanie zapewnić nam bardzo dobre zasięgi. Dlaczego tak jest? Jak napisać skuteczną informację prasową?

 

Nie tylko social media, czyli czemu warto napisać informację prasową?

Startupy healthcare często korzystają z nowoczesnych form dialogu z grupami docelowymi. Mogą być to social media, mailing czy blogi. Niektórzy ze zwolenników tych rozwiązań twierdzą, że taka forma komunikacji jest obecnie bardziej przystępna dla odbiorców i przez to – bardziej skuteczna. Nasza skłonność do krótkich form wynika także z przekonania, że idealne teksty, to krótkie teksty (bo lepiej zapadają w pamięć). Komunikat jest nie tylko krótszy, ale również można w nim wykorzystać emoji i załączyć treści multimedialne. Może się zdawać, że to znacznie ułatwia pokazanie, jak dokładniej działa nasza technologia.

Co więcej, podobno najczęściej wyszukiwane w Internecie treści to te, które zawierają około 1400 słów. Zapewniam jednak, że uniwersalna długość tekstu nie istnieje. Często skracając tekst tworzymy treść, która nie brzmi naturalnie. W przypadku branży HealthTech ryzykujemy, że nasz krótki komunikat może obfitować w zbyt wiele obco brzmiących nazw, nomenklaturę znaną tylko nam i przez to stanie się niezrozumiały dla “zwykłego” użytkownika. 

Na co zwrócić uwagę?

Długość tekstu powinna więc być każdorazowo dopasowana do celu i miejsca publikacji. Co za tym idzie, nie tylko krótkie posty czy relacje są ważne dla skuteczności kampanii komunikacyjnej – w szczególności w branży HealthTech. Nasz konsument powinien dokładnie zrozumieć, jakie korzyści zyska, decydując się na zakup naszego produktu czy wybór naszej usługi. Dlatego dłuższa forma może okazać się dla nas lepsza, niż chociażby post na Facebook’u.

Informacja prasowa (komunikat prasowy, depesza prasowa) jest jednym z podstawowych narzędzi każdego specjalisty ds. promocji i PR, używanych w kontakcie z mediami. Z racji swojej formuły znacznie pomaga przekazać informacje o produktach lub usługach technologicznych. To szczególnie ważne w komunikowaniu nowych rozwiązań branży HealthTech, kiedy warto wytłumaczyć konsumentom, jak działa nasz produkt i jakie korzyści daje. Pamiętajmy, że nasi odbiorcy mogą być ( z racji wieku) przyzwyczajeni do tradycyjnych form komunikacji, a social media traktować dość trywialnie. O czym jeszcze należy pamiętać?

Komunikaty nie tak długie jak kiedyś.

Obecnie informacja prasowa powinna być zwięzła i klarowna, aby szybko przekazać najważniejsze informacje – bez zbędnego marnowania czasu czytelnika.O ile jeszcze kilka lat temu standardowa informacja prasowa wynosiła 1,5 – 2 strony, tak teraz wielu doradców PR sugeruje, aby nasz komunikat nie przekraczał objętościowo 1 strony A4.

Niezmiennie nasza informacja prasowa powinna odpowiedzieć na trzy podstawowe pytania: co się stało, kto jest zaangażowany i dlaczego jest to ważne. Te pytania pomagają w szybkim zrozumieniu informacji, o czym jest artykuł i dla kogo może być interesujący.

Fakty są zawsze ważniejsze niż opinie.

W informacji prasowej należy skupić się na faktach i udokumentowanych informacjach, a nie na subiektywnych opiniach autora – wtedy mówimy o felietonie, który raczej nie sprawdzi się w naszej kampanii promocyjnej. Fakty są bardziej wiarygodne i mogą być zweryfikowane przez czytelnika.

Unikaj propagandy sukcesu w informacji prasowej.

W informacji prasowej należy unikać nadmiernej autopromocji i nieprawdziwych informacji, które mają na celu zwiększenie pozytywnego wizerunku firmy lub organizacji. Nie piszmy, że nasz produkt jest rewolucyjny. Lepiej będzie, gdy napiszemy o normach, standardach technicznych, jakie spełnia produkt i w jakich codziennych sytuacjach znajdzie zastosowanie. 

Po napisaniu informacji prasowej zadbaj o jej rozpowszechnienie.

Po napisaniu informacji prasowej ważne jest, aby zadbać o jej rozpowszechnienie, na przykład poprzez przesłanie jej do mediów lub udostępnienie jej na stronie internetowej.

Techniczne aspekty informacji prasowej są ważne.

W informacji prasowej ważne są techniczne aspekty, takie jak układ tekstu, nagłówki, podpisy zdjęć itp., które decydują o tym, na ile przystępna jest nasza publikacja.To szczególnie ważne, jeśli komunikujemy nowe technologie. Czasami cytat eksperta w komunikacie pozwala czytelnikowi zrozumieć, jakie korzyści uzyska korzystając z naszego produktu lub usługi. W branży HealthTech najlepiej korzystać z opinii lekarza lub innego pracownika służby zdrowia lub  fundacji prowadzącej działania związane z daną jednostką chorobową.

Diabeł tkwi w szczegółach.

W informacji prasowej szczegóły są kluczowe, ponieważ pomagają czytelnikom lepiej zrozumieć artykuł i zwiększyć jego wiarygodność. Dobrze działa parafraza, np. “Technologia wykorzystana w rozwiązaniu niweluje problemy chorób zatok. Dzięki urządzeniu XX pozbędziemy się kataru, bólu zatok i będziemy mogli łatwiej oddychać.”

Wyróżnij się lub zgiń.

Naśladownictwo może być szkodliwe i wprowadzać w błąd naszych odbiorców. W informacji prasowej ważne jest, aby być oryginalnym i prezentować własne zdanie, innowacyjność własnej usługi/produktu.

Follow up, czyli pozostań w kontakcie z dziennikarzami.

Dziennikarze często szukają ciekawych tematów do napisania artykułów lub materiałów wideo. Kontaktując się z nimi, możemy przedstawić nasze nowe produkty lub usługi, co pomoże budować naszą markę w mediach. Kontaktując się z dziennikarzami NIGDY nie wysyłaj maila zbiorowego do wszystkich. Do każdego z nich podejdź w sposób indywidualny, pisz osobne maile. Każdy z dziennikarzy potrzebuje innych argumentów, aby zainteresować się Twoim tematem. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skorzystaj z naszych checklist, które są dostępne do pobrania tutaj.

Źródło zdjęć: Canva.com

Klątwa wiedzy w praktyce

Klątwa wiedzy w praktyce

Czy zdarzyło się Wam, że ktoś pyta jak coś zrobić/przygotować, a Wy dziwicie się, że ta osoba tego nie wie? Dostajecie propozycję napisania artykułu i nagle wszystko, co przychodzi Wam do głowy to same oczywistości i myśli typu “przecież to wszyscy wiedzą, nie mam nic ciekawego/odkrywczego/innowacyjnego do powiedzenia? Ja tak mam bardzo często i nierzadko spotykam się z taką sytuacją u klientów.

Niedawno zostałam poproszona o napisanie odpowiedzi na kilka prostych pytań dotyczących mojej pracy. Mniej niż 10 minut zajęło mi odpowiedzenie na wszystkie i zadowolona pokazuję koleżance z zespołu do sczytania. Robimy tak z każdym artykułem, dzięki temu unikamy niepotrzebnych literówek, niezrozumiałych form, czy skrótów myślowych. Patrzę i widzę po jej minie, że nie podoba jej się to, co czyta. A konkretniej… nie wie o co chodzi. Bo za dużo ogólników, nie wyjaśniłam co się skąd bierze. Dla mnie to cytując klasyków “oczywiste oczywistości” – dla niej nie i pewnie dla innych również nie. I wówczas pomyślała, no tak, dopadła mnie “klątwa wiedzy”.  

Cztery poziomy wiedzy

Jak rozmawiam ze znajomymi, to oni w taką pułapkę również wpadają. Po prostu wydaje się nam, że wszyscy wszystko wiedzą. A przecież jest zasada 4 poziomów wiedzy…

  1. Nie wiem, że nie wiem – przedstawia wiedzę, o której nie mamy pojęcia, że istnieje. Dla nas to idealny użytkownik rozwiązań naszego klienta, który nie wie, że nie wie o istnieniu rozwiązania, które może mu pomóc, a zadaniem jest go o tym poinformować poprzez różne formy komunikacji. Czy też, nie wiem, czy na świecie jest inna Anita, która na co dzień zajmuje się komunikacją.
  2. Wiem, że nie wiem – wiem, że mam jakieś braki w danym obszarze. Mogę coś z tym robić, albo nie. Np. wiem, że nie umiem języka chińskiego i raczej nie angażuję się w jego naukę.
  3. Wiem, że wiem – czyli jestem świadoma, że coś potrafię i umiem to zrobić. Np. wiem, że znam tabliczkę mnożenia.
  4. Nie wiem, że wiem – i tutaj właśnie zaczyna się nam klątwa wiedzy. Czyli nie wiem, że coś potrafię, o czymś wiem – po prostu to robię.

Dlaczego coś, na co tak długo pracujemy nazywane jest “klątwą wiedzy” a nie “złotym medalem za wiedzę”? Ponieważ ta wprawa, nieraz rutyna powoduje, że często umniejszamy sobie, swoim dokonaniom i temu, ile kosztowało nas zdobycie tego cennego doświadczenia. Przez to, możemy taniej wyceniać swoje usługi niż powinniśmy.

Ta “klątwa” może powodować też, że nie umiemy wystarczająco dobrze przedstawić swojej wiedzy w trakcie konferencji, wystąpień w radio, czy TV lub pisząc artykuł, ponieważ będziemy poruszać ogólniki. W efekcie nie wykorzystujemy tych okazji wyjątkowo dobrze.

Klątwa wiedzy w praktyce

Jak sobie radzić z klątwą wiedzy?

Podam Wam kilka moich sprawdzonych sposobów:

  1. Pracuję z kartką i długopisem

Odręczne pisanie sprawia, że zaczynam zupełnie inaczej myśleć. Ja zawsze na początku przygotowywania artykułu, czy tworzenia schematu wystąpienia na konferencji rozpoczynam od wypisania rzeczy, które są ważne w danym temacie. Nie jest to usystematyzowana lista, a raczej luźne przemyślenia, case study, które mogą pasować, ciekawe przykłady. Dopiero potem porządkuję je i układam w historię. Skreślam to, co niepotrzebne.

Jednak to właśnie wtedy, robiąc sobie taką burzę mózgu na papierze zauważam, że mam na dany temat więcej do powiedzenia niż mi się na początku wydawało.

2. Przedstawiam swoje pomysły komuś spoza środowiska

Kolejnym, bardzo ważnym dla mnie etapem jest weryfikacja tej historii. Czy wszystko jest zrozumiałe? Czy nie przeskoczyłam jakiegoś etapu, który dla mnie jest oczywisty, a dla kogoś innego wręcz odwrotnie? Po kolei staram się przedstawić swój punkt widzenia i upewnić, że prezentowane materiały są jasne, a jedno wynika z drugiego.

To tutaj najczęściej wyłapuje kwestie dla mnie wiadome, a pełne niedopowiedzeń dla innej osoby. Wtedy też zauważam, jak nieraz trudno mi precyzyjnie odpowiedzieć na oczywiste dla mnie kwestie.

Dobrze jest mieć wokół siebie takie osoby, które przeczytają materiał, którym możemy przedstawić naszą prezentację i upewnić się, że w sposób zrozumiały dla innych opowiemy czym się zajmujemy.

Nawet nie jestem w stanie wymienić ile razy napisałam coś, zadowolona pokazuję wybranej osobie, już liczę na pozytywną opinię i co… na jej twarzy widzę konsternację. “Ja tutaj nic nie rozumiem…” słyszę, albo “ale o co chodzi…” . W efekcie dopytuję, uzupełniam i tak naprawdę, to ta osoba wyciąga ze mnie konkrety. Wtedy też słyszę: “A jak Ty to robisz na co dzień?”, “jak zaczynasz?”. Nie analizując zbytnio po prostu mówię i… eureka. Właśnie tego brakowało!

Z jednej strony uwielbiam to “wyciskanie” ze mnie wartościowych treści, bo nieraz sama zupełnie jej sobie nie uświadamiam. Z drugiej, bywa to naprawdę męczące.

klątwa wiedzy w praktyce

3. Dopytuję, co z mojej pracy interesuje innych

Jeszcze inną kwestią jest nasze postrzeganie czytelników, widzów, czy słuchaczy. Rozmawiając z kimś o pracy, kiedy uważnie przysłuchamy się pytaniom, jakie zadają rozmówcy, zobaczymy jakie tematy są dla nich wyjątkowo interesujące. Nieformalne spotkania, towarzyskie wyjścia na kawę – to moja skarbnica pomysłów.

Nie zliczę ile razy bliskie mi osoby pytały, ale na czym ja w ogóle zarabiam? Na czym konkretnie polega moja praca? Nawet ostatnio, kiedy byliśmy na wyprawie na Kilimanjaro ze znajomymi. Znamy się już trochę, zdobyliśmy niejeden szczyt wspólnie, a każda wyprawa to mnóstwo rozmów i zwierzeń. I tak, jedziemy w busie i rozmawiamy z nowo poznanymi osobami. Każdy opowiada czym się zajmuje – jedna prowadzi przedszkole, druga fabrykę,  tak dochodzi do mnie. Patrzą na mnie i chwila ciszy… “Ja to dalej nie wiem czym tak naprawdę się zajmujesz…”

I wtedy wracam do domu i myślę, co powinnam poprawić w swojej komunikacji, żeby inni rozumieli to, co robię w firmie? Skoro ja, która zajmuję się komunikacją, nie przedstawiam tego wystarczająco jasno, to jak dużo pracy muszą wkładać w wyjaśnianie swoich projektów osoby bardziej techniczne.

Przyglądając się reakcjom, mogę spojrzeć na swoją pracę z zupełnie nowej, dotychczas nieznanej mi strony. Zobaczyć, co w mojej aktywności fascynuje innych i być może nadaje się do szerszego pokazania światu. A co z kolei jest mnie wiadome. Gdzie używam branżowego słownictwa, które nie jest zrozumiałe w każdym gronie. Bo ASAPy, czalendże, follow-up’y czy też calle – nie są to powszechnie używane pojęcia.